Dicho esto, es importante tomar algunas medidas para asegurarse de que está protegiendo sus archivos correctamente. Guarde su información y archivos lejos de miradas indiscretas, incluso si están almacenados en un disco duro externo o en una unidad USB.

Muchos de nosotros hemos estado en una situación desafortunada en la que un archivo que contiene documentos, detalles importantes, etc., se ve comprometido. Esto podría ser cualquier cosa, desde un archivo adjunto de correo electrónico hasta una copia en PDF anunciada. Si ha sido pirateado recientemente, es posible que haya perdido el control de sus datos y ya ni siquiera pueda verlos.

Echemos un vistazo a los 10 pasos para proteger sus archivos PDF.

10 pasos para proteger sus archivos PDF

Hay muchas cosas que pueden salir mal cuando se trata de proteger sus archivos PDF. Entonces, para asegurarse de que sus archivos PDF no se dañen en el proceso, estos son los pasos a seguir.

1. Crear una contraseña segura

El primer paso para proteger sus archivos PDF es crear una contraseña segura. Si usa la misma contraseña cada vez, es más probable que alguien la vea o tenga acceso a sus archivos. Por lo tanto, debe usar contraseñas diferentes para cada archivo.

Su contraseña de PDF debe tener al menos ocho caracteres y debe contener letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales.

No debe ser una palabra o un nombre que use en una conversación cotidiana, como el apellido de soltera de su madre o el nombre de su mascota.

2. Restringir el acceso a archivos PDF

Si tiene recursos limitados, como una computadora portátil o una computadora de escritorio, es posible que desee limitar los archivos PDF a los que pueden acceder otras personas en la red.

Esto se puede hacer asignando a cada usuario una carpeta específica y luego bloqueando cada carpeta con métodos de seguridad adicionales como el cifrado o la autenticación multifactor.

Por lo tanto, si desea compartir sus archivos PDF con otros, asegúrese de que solo ciertos usuarios puedan acceder a ellos en la red informática que está utilizando.

Esto se puede hacer mediante el uso de grupos de Active Directory (AD) o mediante el uso de cuentas de usuario locales con permisos que solo permitan el acceso de ciertos usuarios al archivo.

3. Combinar varios PDF

La combinación de varios archivos PDF en un solo archivo puede aumentar la seguridad porque dificulta que alguien robe secciones individuales de su documento de adentro hacia afuera. También reduce los tiempos de descarga y aumenta el rendimiento general y el espacio en el disco duro.

Puede combinar múltiples archivos PDF en un solo archivo utilizando un unir PDF que admite la combinación de múltiples archivos en un documento PDF sin perder ninguna información de ninguno de ellos, y luego guardarlo como un nuevo documento que contiene todos sus documentos.

 

La mejor parte es que funciona con todas las plataformas, Windows y Mac OS X, así como con dispositivos móviles como iPads o iPhones.

4. Eliminar datos confidenciales de archivos PDF

Cierta información confidencial debe eliminarse de cualquier documento antes de enviarlo por correo electrónico o compartirlo a través de sitios de redes sociales como Facebook o Twitter, ya que podría copiarse y pegarse fácilmente en otro documento sin el permiso o el conocimiento de su creador.

Si necesita compartir algunos de sus datos importantes, asegúrese de haber eliminado la información confidencial para que pueda protegerse de piratas informáticos o usuarios indebidos.

5. Agregar una marca de agua a los archivos PDF

Un paso crucial para proteger su documento es agregar una marca de agua a su archivo PDF. Una marca de agua le ayudará a evitar que usuarios no autorizados copien su documento e impriman por sí mismos.

Puede usar cualquier herramienta de edición de imágenes para agregar una marca de agua a su archivo PDF o comprar un producto comercial de marca de agua de la compañía que produce las herramientas que desea usar. Si elige la última opción, asegúrese de que el producto que compre le permita personalizar su marca de agua; de lo contrario, es posible que no se vea tan profesional como debería.

6. Restringir la función de impresión de PDF

También puede restringir la función de impresión de PDF de su documento para que solo ciertos usuarios puedan imprimirlo o acceder a ciertas partes del mismo a través de sus computadoras o dispositivos móviles.

Esto puede ayudar a evitar que las personas compartan copias de su documento con otros sin su permiso, especialmente si saben cómo hacer copias no autorizadas de documentos existentes en sus propias computadoras o dispositivos móviles.

7. Configuración de permisos en archivo PDF

También debe establecer permisos en su archivo PDF para que solo ciertos usuarios puedan verlo o editarlo. Esto evita que otras personas lo vean o editen si no tienen permiso para hacerlo.

Establecer estos permisos asegurará que nadie más pueda aprovechar sus documentos si obtienen acceso a ellos a través de una conexión a Internet u otros medios, como enviar un correo electrónico o compartirlos en sitios de redes sociales como Facebook, Instagram o Twitter, etcétera.

8. Nunca comparta su contraseña de PDF con nadie

La protección de sus archivos PDF es imprescindible. Pero no basta con protegerlos para que no los abran usuarios no autorizados. También debe asegurarse de que no se compartan con nadie más. De lo contrario, perderá el control sobre estos archivos, que pueden ser modificados o incluso eliminados por otra persona.

Si va a distribuir un documento, asegúrese de que solo el destinatario requerido conozca la contraseña. Nunca haga pública la contraseña de su archivo, o perderá su contenido.

9. Evite abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos y hacer clic en URL de fuentes desconocidas

No abra ningún correo electrónico o mensaje de un remitente o fuente desconocidos. No haga clic en enlaces en correos electrónicos o mensajes cuyo origen no conozca, ya que podría ser un intento de phishing y provocar la instalación de malware en su computadora o dispositivo.

Solo debe hacer clic en enlaces proporcionados por fuentes confiables, como la función Navegación segura de Google Chrome o la función Monitor de sitio de seguridad de Mozilla Firefox .

Se puede acceder a estas funciones a través del menú Configuración en ambos navegadores, lo que le permite ver fácilmente si el sitio al que se vincula es seguro para actividades en línea o no.

También debe usar un software antivirus antes de abrir cualquier archivo enviado por correo electrónico para estar al tanto de cualquier posible malware que pueda estar presente en ellos de antemano.

10. Garantice la seguridad adecuada para sus dispositivos electrónicos

Es importante asegurarse de que todos sus dispositivos estén debidamente protegidos contra virus, malware y otras amenazas.

Esto incluye asegurarse de que todos los dispositivos móviles tengan programas antivirus instalados y estén actualizados con las últimas versiones disponibles para su sistema operativo en particular, así como asegurarse de que todos los navegadores web tengan activadas todas las funciones de seguridad necesarias, como protección de firewall, Anti- Funciones de robo y más.

Siga estos consejos para mantener seguros sus archivos PDF. Las medidas anteriores lo ayudarán a mantener sus archivos PDF protegidos de posibles daños.